Diese Installation beschreibt die Installation von Proffix wie sie von Aduna durchgeführt wird. Wir nutzen und liefern aktuell nur das Lohnmodul und die verwandten Module (Adressen, Berechtigungen und das REST API). 

Voraussetzungen

• Windows Server ab 2019 (mit GUI)
• MS SQL Server ab 2019
• .NET 4.5
• Alle Windows Updates gemacht

Vorbereitung

• Download Proffix
• Installationsanleitung Proffix zur Kenntnis genommnen

Installation 

Installation REST API

Installation Client

Microsoft setzt für die Outlook Applikation einen grundlegenden Technologiewechsel um. Daher wird nun unterschieden zwischen dem „Classic Outlook“ und dem „New Outlook“. Sie können mit dem Schieberegler oben rechts in Outlook zwischen den Versionen wechseln.

Die Schnittstelle zwischen Proffix und Outlook, die E-Mails an Outlook zum Versand übergibt, funktioniert aktuell nur mit dem Classic Outlook.

Der Fahrplan von Microsoft für die Ablösung des Classic Outlook ist hier beschrieben:

https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365-apps/outlook/get-started/guide-product-availability

Sie sehen dort, dass die Abschaltung des Classic Outlook auf das Jahr 2029 datiert ist, d.h. Sie können diese Version noch einige Jahre verwenden.

Die Outlook Schnittstelle wird von vielen unserer Kunden genutzt und wir möchten diese Funktionalität weiterhin anbieten. Der Technologiewechsel von Microsoft bedeutet für uns, dass wir sie komplett neu programmieren müssen. Aktuell ist die Thematik auf unserer Roadmap für 2026. Da wir noch Zeit haben bis 2029 kann sich diese Pendenz je nach unserer Kapazitätsplanung nochmals verschieben.

Unsere Empfehlung lautet daher, dass Sie weiterhin die Classic Version von Outlook einsetzen, bis wir die Schnittstelle erneuert haben. Falls Sie aus anderen Gründen jetzt auf das New Outlook wechseln wollen, steht Ihnen der Direktversand von E-Mails aus Proffix zur Verfügung, das heisst Sie können Ihre E-Mails in Proffix erstellen und direkt versenden. Die Informationen dazu erhalten Sie in unserer Online Hilfe oder von unserem Kundendienst.

Proffix Lohn ist die ideale Ergänzung zu Aduna Office. Mit diesem Programm und unseren Voreinstellungen können Sie alle Löhne Ihrer Mitarbeitenden nach Gesamtarbeitsvertrag der Reinigungsbranche (GAV) korrekt abrechnen:

• Sie erfassen und mutieren die Adressdaten Ihrer Mitarbeitenden in Aduna Office und übertragen diese über eine Schnittstelle direkt in Proffix Lohn.
• Unser Vorlagemandant (Aduna) enthält vorinstallierte Abteilungen und Lohngruppen nach GAV.
• Sie können die Leistungen Ihrer Mitarbeitenden in Aduna Office erfassen und diese über die Schnittstelle direkt in Proffix Lohn übertragen.
• Mit Proffix Lohn lassen sich Ende Jahr sehr einfach die Lohnausweise und alle gesetzlichen und buchhalterischen Auswertungen erstellen.
• Proffix Lohn ist swissdec-zertifiziert.

Weiterführende Informationen

• Offizielle Anleitung von Proffix

Topal Lohn

Die Migration von Topal Lohn nach Proffix ist relativ einfach. Das kommt daher, dass Proffix (V4) von Topal unter einem eigenen Namen verkauft wurde. Das Produkt ist dasselbe.

Beim Umstieg auf das modernere Proffix hast du folgende Vorteile:

• Der Umstieg kann jederzeit - auch unter Jahr - gemacht werden.
• Alle Daten (inklusive Vergangenheit) bleiben im System.
• Die Endjahresabrechnungen (z.B. Lohnausweise, ELM) funktionieren auch wie gewohnt.
• Du bist auf dem aktuellsten Stand der Software und künftige Änderungen in den Schnittstellen (ELM)

Migration

Bei der Migration von Topal Lohn nach Proffix geht unser Kundendienst wie folgt vor.

1 - Vorbereitung

1. Parallele Installation von Proffix (Server, Client).

2 - Einfacher Test (Standard)

Der Test stellt sicher, dass Proffix gleich rechnet wir Topal.

1. Daten kopieren
2. Letzten Lohnlauf löschen
3. Lohnlauf nochmals erstellen und Ergebnis vergleichen

3 - Ausführlicher Test (nach Wunsch)

Beim ausführlichen Test kopieren wir neben den Lohndaten auch die Aduna Office Daten und stellen somit ein ganzes Testsystem inkl. Schnittstellen her. Damit kann der Anwender Simulationen vornehmen.

1. Daten Aduna Office und Proffix kopieren
2. Schnittstelle konfigurieren
3. Letzte Personalabrechnung in beiden System löschen/zurücksetzen
4. Personalabrechnung übertragen
5. Lohnlauf erstellen und vergleichen

4 - Effektive Migration

1. Daten kopieren
2. Schnittstelle in Aduna Office konfigurieren
3. Personalabrechnung zu Testzwecken übertragen

5 - Lohnverarbeitung

1. Kunde macht Lohnabrechnung wie gewohnt.

6 - Bereinigung (3 Monate später)

1. Topal Lohn deinstallieren
2. Datenbanken löschen

Die entsprechenden Abzüge des Vollzugskostenbeitrages werden in Topal Lohn automatisch vorgenommen. Die beim Mitarbeiter zugewiesene Abteilung steuert, ob dieser dem GAV untersteht oder nicht. Damit wird mit der Lohnart 5200.100 der Arbeitnehmer-Abzug von 0.4% und mit der Lohnart 5200.600 der Arbeitgeber-Abzug von 0.2% automatisch gerechnet.

Bei den Auszubildenden wird mit der Lohnart 5200.200 automatisch der Solidaritätsbeitrag von CHF 1.00 (Arbeitnehmer) zum Abzug gebracht. Der Arbeitgeber hat für Auszubildende keinen Beitrag zu leisten.

Die Höhe der Prozentsätze und des Solidaritätsbeitrags ist in den Zusatzfeldern der Lohnprozente hinterlegt.

Stundenabrechnung / Ferienkontrolle in Aduna Office

Wenn die Sollzeiten-Kontrolle der Monatslöhner in Aduna Office geführt werden, können die Stunden und Feriensaldo auf der Lohnabrechnung angezeigt werden.

Sie erfassen die Soll-/Ist-Stunden sowie Ferien in Aduna Office und übertragen diese dann automatisch in Topal Lohn. Die Lohnarten für die Anzeige auf der Lohnabrechnung sind bereits vorinstalliert. Die Anzeige dieser Lohnarten wird über die Checkbox "Stundenabrechnung" in den Optionen der Mitarbeiter-Verwaltung aktiviert.

Folgende Lohnarten werden angezeigt:

Stundenabrechnung ohne Aduna Office

Falls Sie die Soll-/Ist-Stunden sowie Ferien in einem separaten Tool erfassen, können sie die Saldi in der Lohnabrechnung anzeigen. Dazu gehen Sie wie folg vor:

• Kontrollieren Sie, dass bei den Mitarbeitenden in den Optionen die Checkbox Stundenabrechnung nicht aktiv ist.
• Erfassen Sie mit der Lohnart 7777.100 den Feriensaldo.
• Erfassen Sie mit der Lohnart 7777.200 den Gleitzeitsaldo.

Da die Monatslöhne in der Regel vor dem letzten Tag des Monats bezahlt werden, geben Sie die Saldi des Vormonats an.

Das Bundesgesetz über die Revision der Quellenbesteuerung tritt am 1. Januar 2021 in Kraft. Die Reform bezweckt den Abbau von Ungleichbehandlungen zwischen quellenbesteuerten und ordentlich besteuerten Personen. Für die korrekte Abrechnung ist die Pflege der Informationen entscheidend.

Teilzeit-/Nebenerwerb

Für die Ermittlung des satzbestimmenden Einkommens werden neu sämtliche Bruttoerwerbseinkünfte des quellensteuerpflichtigen Arbeitnehmenden herangezogen. Je nach Kenntnisstand über deren Gesamtbeschäftigungsgrad und deren Einkünfte gelten andere Berechnungen.

Das Kreisschreiben 45 der Steuerverwaltung erwähnt dazu folgende Beispiele:

Beispiel 1: Gesamtbeschäftigungsgrad unbekannt

Zwei Arbeitsverhältnisse in der Schweiz (Gesamtpensum: 90 %): Arbeitnehmer Z. ist bei der M. AG, Bern, und bei der T. AG, Thun, angestellt und erzielt folgende Lohneinkommen (beiden Arbeitgebern ist das jeweils andere Pensum nicht bekannt):

Beispiel 2: Gesamtbeschäftigungsgrad bekannt

Zwei Arbeitsverhältnisse in der Schweiz (Gesamtpensum: 90 %): Arbeitnehmende Z. ist bei der M. AG, Bern, und bei der T. AG, Thun, angestellt und erzielt folgende Lohneinkommen (beiden Arbeitgebern ist das jeweils andere Pensum bekannt):

Die Beispiele zeigen: Es lohnt sich, wenn Sie als Arbeitgeber die Beschäftigungssituation Ihrer Arbeitnehmenden kennen. Wenn der Arbeitnehmende wie in Beispiel 1 seine Beschäftigung nicht offenlegt, wird das satzbestimmende Einkommen jeweils separat zu 100 % vom Bruttolohn berechnet. Legt er seine beiden Arbeitsverhältnisse offen, ist das satzbestimmende Einkommen tiefer, da nun die Berechnung im Verhältnis zum Gesamtpensum von 90 % erfolgt.

Fazit

Informieren Sie die quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden über die Änderungen und erfragen Sie die notwendigen Angaben zu vorhandenen Nebenbeschäftigungen (Gesamtbeschäftigungsgrad). Bei fehlenden Angaben werden die entsprechenden Mitarbeitenden automatisch auf 100% hochgerechnet. Die Änderungen an der Topal Lohnbuchhaltung werden mit einer zukünftigen Version ausgeliefert. Mit dem Wartungsvertrag erhalten Sie die neuen Versionen ohne weitere Lizenzkosten.

Vereinheitlichung im Monats- und Jahresmodell

Die Quellensteuer ist direkt mit dem zuständigen Kanton und nach dessen Modell (Monats- oder Jahresmodell) abzurechnen. Neu kann in Topal Lohn mit dem Jahresmodell abgerechnet werden.

Kantone mit Monatsmodell

Aargau, Appenzell Innerrhoden, Appenzell Ausserrhoden, Bern, Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Glarus, Graubünden, Jura, Luzern, Neuenburg, Nidwalden, Obwalden, St. Gallen, Schaffhausen, Solothurn, Schwyz, Thurgau, Uri, Zug, Zürich

Kantone mit Jahresmodell

Fribourg, Genf, Tessin, Waadt, Wallis

Tarifcode D entfällt

Der Tarifcode D wird ersatzlos gestrichen. Neu werden die Bestimmungen zu den Ersatzeinkünfte wie Taggelder und Renten im Tarifcode G abgebildet.

Tiefere Bezugsprovision

Die bisherige Bezugsprovision für Arbeitgeber wird von maximal 3% auf maximal 2% des Quellensteuerbetrages gesenkt.

Problem

Nach dem Import der Quellensteuertarife 2022 kann es vorkommen, dass bei allen quellensteuerpflichtigen Personen ein Abzug von Fr. 5'675.- vorgenommen wird.

Grund dafür ist die von der eidgenössischen Steuerverwaltung zur Verfügung gestellte Importdatei, welche fehlerhaft ist.

Lösung

Korrigieren Sie in den Hilfstabellen/Quellensteuer-Kantone den minimalen Abzug der eingerichteten Kantone auf den korrekten Betrag.

Der Medianlohn von Fr. 5'675.- ist korrekt.

In diesen Fällen dürfen nicht die 6000'er-Spesenlohnarten verwendet werden.

Im Vorlagemandant besteht dafür die Lohnart 1093.100 Spesen pauschal (QST).

Die Lohnart erscheint numerisch vor dem QST-Abzug (5070). Der Betrag wird in die Lohnsummen QST-Basis und QST-Satz-Basis gerechnet. Weitere Abzüge werden davon nicht geleistet.

Aduna Software AG stellt auch einen Vorlagemandant für die Finanzbuchhhaltung bereit. Dort ist für jede Sozialversicherung ein Kreditoren- und ein Aufwandskonto erfasst.

Verbuchung in Fibu

Beispiel einer automatische Verbuchung der Löhne in die Finanzbuchhaltung anhand der Bruttolohnverbuchung mit Verbuchung der Arbeitgeberleistungen. Diese Buchung wird automatisch beim definitven Lohnlauf in der Finanzbuchhaltung erstellt.

• Der Bruttolohn wird in den Lohnaufwand und an das Durchlaufskonto für die Auszahlung gebucht.
• Die Abzüge der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber wird auf das Kreditorenkonto der jeweiligen Sozialversicherung gebucht.
• Die Abzüge des Arbeitgeber werden direkt als Aufwand in die Erfolgsrechnung gebucht.

Definitive Zahlung buchen

Die Verbuchung der Lohnabrechnungen erfolgt auf das Lohndurchlaufskonto (1091). Der Saldo wird auf dieses Konto verbucht. Wenn die Lohnzahlungen ausgeführt wurden und die Bankbelastung denselben Saldo aufweist, kann die Vergütung definitiv verbucht werden.

• Beim definitiven Lohnlauf wird die Zahlung auf das Durchlaufskonto gebucht.
• Stimmt die Belastung überein, wird der Betrag dem Bankkonto belastet.
• Nach erfolgter Zahlung ist das Durchlaufskonto ausgeglichen.

Rechnung der Sozialversicherung buchen

Trifft die definitive Abrechnung der Sozialversicherung ein, muss im Soll der korrekte Betrag auf das Kreditoren-Konto der jeweiligen Versicherung und nicht auf das Aufwand-Konto gebucht werden. Beispiel einer Rechnung der Ausgleichskasse - Verbuchung in Topal Kreditoren.

• Anders als bei den anderen Kreditorenrechnungen wird die Rechnung nicht als Aufwand gebucht.
• Der Aufwand wurde bereits mit der automatischen Lohnverbuchung gebucht.

Falls das Lohnprogramm mit der Topal Finanzbuchhaltung verbunden ist, wird die Fibu-Verbuchung beim definitven Abrechnen der Löhne direkt vorgenommen. Andernfalls kann eine Auswertung gedruckt - und die Verbuchung von Hand in der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden.

Methoden:

Für die Verbuchung der Mitarbeiterlöhne in der Finanzbuchhaltung gibt es verschiedene Methoden:

• Bruttolohnverbuchung mit Verbuchung der Arbeitgeberleistungen
• Bruttolohnverbuchung ohne Verbuchung der Arbeitgeberleistungen
• Nettolohnverbuchung (immer mit Verbuchung der Arbeitgeberleistungen)

Bei der Methode der Bruttolohnverbuchung mit Arbeitgeberleistungen werden die Bruttolöhne auf die Lohnaufwandkonten gebucht.

Besonderes:

• Jeder Sozialversicherung hat ein eigenes Kreditoren- und Aufwandkonto.
• Die Arbeitnehmer-Abzüge werden auf die entsprechenden Kreditorenkonti gebucht.
• Die Abzüge des Arbeitgebers werden direkt auf den entsprechenden Kreditorenkonti und den Aufwandkonti verbucht.

Vorteile:

• Die Aufwendungen und Schulden werden laufend gebucht.
• Die Bilanz- und Erfolgsrechnung entspricht zu jedem Zeitpunkt der Bilanzwahrheit.
• Kontrolle der abgerechneten Abzüge mit der Rechnung der Sozialversicherung.

Nachteile:

• Ausbuchung von Differenzen in den Kreditorenkonten bei Abschlüssen.

Lohnprozente

Sozialversicherungen

Kontrollieren Sie vor dem ersten Lohnlauf im neuen Jahr die Beiträge Ihrer Sozialversicherungspartner auf die Richtigkeit:

• KTG
• UVG

ALV-Solidaritätsprozent

Aufgrund der finanziellen Situation des Ausgleichsfonds der ALV entfällt per Ende 2022 das Recht zur Erhebung des Solidaritätsprozents.

Passen Sie den Prozentsatz Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei ALV-Zusatz auf 0.0000% an.

Quellensteuer-Tarife aktualisieren

Über Extras/Quellensteuer-Tarife können die neuen Tarife heruntergeladen und importiert werden.

Neue Grenzbeträge im BVG

Die monatliche AHV-Maximalrente wird per 1. Januar 2023 auf 2'450 Franken erhöht. Dadurch steigen auch alle Grenzwerte im Bereich der zweiten Säule.

BVG-Abzug als Fixbetrag

Ist der BVG-Abzug als Betrag (Lohnbewegungen mit Lohnart 5060.000 BVG Fixbetrag) erfasst, müssen die Beträge dieser Bewegungen für 2023 kontrolliert bzw. angepasst werden. Eine Änderung an den Stammdaten/Lohnarten ist nicht nötig.

BVG-Abzug in Prozent

Wenn der BVG-Abzug in Prozent erfolgt, muss die Lohnart 5063.000 angepasst werden:

Lohnprozente

Feiertagsentschädigung

Mit dem neuen GAV per 1. Januar 2022 erhöht sich bei ArbeitnehmerInnen der Kategorien Spezial-, Spital- und Fahrzeugreinigung die Feiertagsentschädigung auf 3.6%.

Für ArbeitnehmerInnen der Kategorie Unterhaltsreinigung beträgt die Feiertagsentschädigung weiterhin 1.5%.

Vollzugskostenbeitrag

Der Vollzugskostenbeitrag der ArbeitnehmerInnen erhöht sich auf 0,45% (0,35% Vollzugskosten und 0,1% Beitrag an Weiterbildung, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit).

Der Beitragssatz der Arbeitgebenden beträgt weiterhin 0,2%.

Sozialversicherungen

Kontrollieren Sie vor dem ersten Lohnlauf im neuen Jahr die Beiträge Ihrer Sozialversicherungspartner auf die Richtigkeit:

• KTG
• UVG
• BVG-Beiträge

Quellensteuer-Tarife aktualisieren

Über Extras/Quellensteuer-Tarife können die neuen Tarife heruntergeladen und importiert werden.

Anpassung Privatanteil Geschäftsfahrzeug

Der Privatanteil bei einem Geschäftsfahrzeug erhöht sich per 01.01.2022 von 0.8% auf 0.9% pro Monat.

Für die Berechnung wird weiterhin der hinterlegte Wert Geschäftswagen des Mitarbeiters verwendet. Der Mindestbetrag von CHF 150.00 bleibt unverändert.

Um die Anpassung vorzunehmen muss in der Lohnart "1910.000 Privatanteil Geschäftswagen" die Zahl 1 auf 0.9 erhöht werden.

Arbeitgeberbeiträge Familienausgleichskasse

Die folgenden Kantone passen die Arbeitgeberbeiträge an die FAK an:

Lohnprozente

Ab dem 1. Januar 2021 tritt der neue Vaterschaftsurlaub in Kraft. Durch die Erhöhung des EO-Beitragssatzes werden die AHV/IV/EO-Beiträge per 1. Januar 2021 von 10.55% auf 10.60% steigen. Somit beträgt der neue Arbeitgeber- sowie Arbeitnehmer-Anteil für AHV/IV/EO je 5.30%.

Kontrollieren Sie vor dem ersten Lohnlauf im neuen Jahr die Beiträge Ihrer Sozialversicherungspartner auf die Richtigkeit:

• KTG
• UVG
• BVG-Beiträge

Quellensteuer-Tarife aktualisieren

Über Extras/Quellensteuer-Tarife können die neuen Tarife heruntergeladen und importiert werden.

Die hier vorliegende Anleitung erklärt die Anpassungen in der Lohnbuchhaltung um den Lohn bei Kurzarbeit korrekt auszuzahlen.

Weitere Informationen zur Kurzarbeitsentschädigung und die Antragsformulare finden Sie auf der Seite des SECO - Staatssekretariat für Wirtschaft.

Pflichten des Arbeitgeber

Aufgrund des Gesetzes muss der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin:

• den betroffenen Arbeitnehmenden 80 % des Verdienstausfalles am ordentlichen Zahltagstermin ausrichten. Dieser umfasst nebst dem vertraglich vereinbarten Lohn auch die vertraglich vereinbarten regelmässigen Zulagen
• während der Kurzarbeit die vollen gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Sozialversicherungsbeiträge (AHV/IV/EO/ALV, Unfallversicherung, Familienausgleichskasse, berufliche Vorsorge etc.) entsprechend der normalen Arbeitszeit (= 100 % des Lohnes) bezahlen. Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin ist berechtigt, die vollen Beitragsanteile der Arbeitnehmenden vom Lohn abzuziehen, sofern nichts anderes vereinbart ist. Die Anteile der Arbeitgeber oder der Arbeitgeberinnen an die AHV, IV, EO und ALV für die Ausfallzeiten werden von der ALK zurückerstattet

Aufgrund dieser Anforderungen müssen die breits erfassen Lohnbewegungen des Monatslohns nicht angepasst werden. Es werden zusätzliche Lohnbewegungen erfasst, um einen 20%-Abzug vorzunehmen.

Abzug 20% Kurzarbeit

Monatslohn

Mit der Lohnart 501.100 - Ø Sollarbeitszeit wird die Soll-Arbeitszeit des Monats pro Mitarbeiter erfasst. Aufgrund dieser Stundenanzahl wird der Stundenlohn automatisch berechnet.

Mit einer Lohnbewegung auf die Lohnart 1990.500 werden die Anzahl ausgefallener Stunden erfasst. Der korrekte Abzug wird automatisch ausgerechnet und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

Stundenlohn

Zusätzlich zu den gearbeiteten Stunden auf der Lohnart Stundenlohn müssen die ausgefallenen Stunden mit der Lohnart 1006.500 - Kurzarbeits-/SW-Stunden erfasst werden. Der 20%-Abzug wird automatisch ausgerechnet und auf der Lohnabrechnung mit der Lohnart 1006.600 ausgewiesen.

Viele Unternehmen kennen die Regelungen bei Krankheit und Unfall nicht genau. Damit in der Lohnabrechnung sicher kein Fehler unterläuft, wird in der Regel dem Mitarbeiter zu viel ausbezahlt.

Lohnfortzahlung bei Krankheit

Eine Krankentaggeldversicherung wäre gesetzlich nicht vorgeschrieben. Die meisten Unternehmen sichern sich jedoch bei einer Krankentaggeldversicherung gegen den Lohnausfall ab dem 30. Krankheitstag ab. Wir beschreiben nachfolgend eine mögliche Abfolge.

Lohnfortzahlung bei Unfall

Sofern also der Einzelarbeitsvertrag - so wie der GAV - keine speziellen Regelungen vorsieht, gelten also die Bestimmungen gemäss OR. Diese sehen für die 2 Karenztage 80% Lohn vor.

Ab dem dritten Tag – nach dem Unfalltag – leistet die Unfallversicherung das Taggeld von 80%.

Abzug unbezahlte Krankheitstage

Im Monatslohn:

Die Karenztage der Krankheit kann vom Monatslohn als unbezahlte Absenz abgezogen werden.

Dazu gibt es die Lohnart 1000.600 - 100% Abzug bei Krankheit. Mit einer Lohnbewegung werden die Anzahl Arbeitstage erfasst, für welche der Mitarbeiter keinen Lohn erhält. Der korrekte Abzug wird automatisch ausgerechnet und auf der Lohnabrechnung ausgewiesen (Berechnung: Monatslohn/21.666667 * Anzahl Tage, welche mit der Lohnbewegung erfasst wurden). Bei Krankheit am Wochenende wird kein Abzug erstellt.

Im Stundenlohn:

Die Stunden der Krankheitstage werden nicht zum Stundenlohn dazugerechnet.

Abzug 20% Lohn bei Lohnfortzahlung

Im Monatslohn:

Um 80% Lohnfortzahlung bei Krankheit oder 80% Kranken-, Unfall-, IV-Taggelder auszuzahlen, gibt es ganz verschiedene Varianten.

Am Einfachsten ist es, ein Lohnabzug von 20% vorzunehmen. Dazu kann mit der Lohnart 1000.700 - 20% Abzug bei Krankheit / Unfall die Anzahl Arbeitstage für den Lohnabzug erfasst werden (Berechnung: Monatslohn/30/5 * Anzahl Tage, welche mit der Lohnbewegung erfasst wurden). Die Lohnbewegung des Monatslohn muss nicht verändert werden.

Im Stundenlohn:

Verwenden Sie statt der üblichen Lohnart 1000.500 Stundenlohn die Lohnart 1003.500 Lohnfortzahlung bei Krankheit / Unfall. Dabei wird der Ansatz automatisch auf 80% gekürzt.

Auszahlung Taggeld

Auf Taggeldern werden keine AHV/IV/EO-Prämien erhoben. Entsprechend werden auch keine anderen Versicherungsprämien erhoben, deren Berechnungsgrundlage das AHV-pflichtige Einkommen darstellt (ALV/UVG/KTG). Bei der Pensionskasse tritt meistens nach einigen Monaten eine Prämienbefreiung ein.

Im Monatslohn:

Belassen Sie Lohnbewegung des Monatslohns und nehmen Sie die Kürzung der Lohnfortzahlung vor (siehe oben).

Erfassen Sie das Taggeld der Versicherung mit der entsprechenden Lohnart.

Bei Monatslöhner wird bei der Lohnabrechnung automatisch die Lohnart 2050 - Korrektur Taggelder mitgerechnet. Somit werden die Taggelder von den Versicherungsprämien befreit.

Im Stundenlohn:

Die Lohnforzahlung für den Stundenlohn wird nicht erfasst. Es muss nur die Lohnart für das Taggeld erfasst werden. Bei Stundenlöhner erfolgt korrekterweise keine automatische Korrektur der Taggelder.

Anspruch und Höhe der Ferienentschädigung

Die Berechnung der Ferienentschädigung erfolgt automatisch.

Folgende Parameter müssen beim Mitarbeiter korrekt hinterlegt sein:

• Geburtsdatum
• Eintrittsdatum
• Abteilung
• Lohngruppe
• Haken Feriengeld oder Ant. Feriengeld gesetzt

Der Prozentsatz der Ferienentschädigung ist in der Tabelle Lohnprozente hinterlegt.

Rückstellung Ferienentschädigung

Für die Rückstellung der Ferienentschädigung wird in den Optionen des Mitarbeiters die Checkbox Feriengeld aktiviert.

Es gibt vier Rückstellungslohnarten:

Saldo Ferienentschädigung

Der aufgelaufene Saldo der Ferienentschädigung wird mit der Lohnart 8001.000 auf der Lohnabrechnung ausgewiesen.

Sie können jederzeit eine Auswertung für die aktuellen Saldi erstellen. Im Modul Listen wählen Sie die Listenart Lohnbuchhaltung Monat und die Liste Lohnjournal nach Lohnart. Unten in der Selektion können Sie für die Lohnart 8001.000 den Filter setzen.

Auszahlung Ferienentschädigung

Die Ferienentschädigung darf erst bei effektivem Ferienbezug ausbezahlt werden.

Für die Auszahlung des ganzen Betrages (z.B. bei Austritt) muss bei dem betreffenden Mitarbeiter die Checkbox Ant. Feriengeld aktiviert und die Checkbox Feriengeld deaktiviert werden. In der Lohnabrechnung wird das Feriengeld des laufenden Monats mit den Lohnarten 1165 bis 1167.100 (je nach Alter) und das Feriengeld-Guthaben der vergangenen Lohnperioden mit der Lohnart 1164 Auszahlung Feriengeld ausbezahlt.

Ein Teilbetrag kann mit der Lohnart 1164.100 Auszahlung Feriengeld Teilbetrag ausbezahlt werden.

Die Ansätze sind im Lohnprogramm in den Lohnprozenten hinterlegt.

Durch die Zuweisung der Abteilung und der Aktivierung der Checkbox Ant. Feiertagsgeld beim Mitarbeiter wird automatisch die Feiertagsentschädigung mit der Lohnart 1170.00 ausbezahlt.

Die von swissdec entwickelte und zertifizierte Software ʺEinheitliches Lohnmeldeverfahrenʺ (ELM) regelt und organisiert die Übermittlung von Lohndaten von den Unternehmen zu den Sozialversicherungen und Behörden.

Alle die Versicherungen und Behören, welche ELM unterstützen, sind auf der Webseite von swissdec aufgelistet:

ELM einrichten

Bevor Daten übermittelt werden, müssen die notwendigen Voraussetzungen geschaffen werden. Insbesondere:

• Sicherheitszertifikate installieren
• Firma / Versicherungen vollständig erfasst

Gerne verweisen wir auf die Video-Tutorials und Anleitungen von proffix

Rückstellung oder monatliche Auszahlung

Als gängige Praxis wird vielfach der 13. Monatslohn bei Monatslöhner zurückgestellt und bei Stundenlöhner monatlich ausbezahlt. In den Optionen des Mitarbeiters kann definiert werden, ob der Mitarbeiter einen 13. Monatslohn erhält und ob er monatlich ausbezahlt oder zurückgestellt wird.

Bei Stundenlöhner mit Rückstellung wird der Saldo des 13. Monatslohns auf der Lohnabrechnung mit der Lohnart 8011.000 ausgewiesen.

Wenn man für neue Mitarbeitende im Stundenlohn während der Probezeit den 13. Monatslohn zurückstellen und erst danach auszahlen will, kann man dann die Checkbox einfach auf Anteilsmässig stellen. Die Auszahlung des aufgelaufenen 13. Monatslohns erfolgt automatisch.

Auszahlung des 13. Monatslohns bei Monatslöhner

Bei den Monatslöhner kann mittels dem gewählten Lohnlauf entschieden werden, wann der 13. Monatslohn ausbezahlt werden soll.

Die Adresse des Mitarbeiters wird in Aduna Office erfasst. Die Adressdaten werden in die Lohnbuchhaltung übertragen.

• Erfassen Sie im Modul Mitarbeiter einen neuen Datensatz.
• Die Mitarbeiter-Nr muss mit der Mitarbeitervertragsnummer in Aduna Office übereinstimmen. Sie kann nachträglich nicht mehr geändert werden.
• Wählen Sie die Adresse aus (in Aduna Office erfasst).
• Tragen sie das Eintrittsdatum ein.
• Wechseln Sie ins Register Lohnbuchhaltung.
• Wählen Sie als Erstes die Lohngruppe und Abteilung - verschiedene Felder werden dann anhand der Mitarbeitervorgaben ausgefüllt.
• Kontrollieren Sie die automatisch abgefüllten Daten auf die Richtigkeit.
• Erfassen Sie die restlichen Daten.

In den Lohnprozenten werden die Prozentsätze von Abzügen und Lohnzulagen; oder Mindest- und Höchstwerte festgelegt.

Der GAV unterscheidet Ansätze und Beträge nach Kategorie der Mitarbeiter. Im Vorlagemandant sind auf die Abteilung spezifische Lohnprozente hinterlegt.

• Unterschiedliche Feiertagsentschädigung bei Unterhalts- und Spezialreiniger
• Vollzugskostenbeitrag bei GAV unterstellten Mitarbeiter
• Ferienentschädigung bei Stundenlöhner je nach Alter und Dienstjahr

Mit Mitarbeiter-Vorgaben lassen sich die Mitarbeiter schnell und einfach erfassen. Je nach Lohngruppe (Monats- oder Stundenlöhner) werden beim Erfassen der Mitarbeiter unterschiedliche Daten geladen. Es dürfen auch weitere Vorgaben erfasst werden, z.B. unterschieden durch die Abteilung.

Passen Sie die Vorlagen vor dem Erfassen der Mitarbeiter nach Ihren Bedürfenissen an. Beachten Sie die Checkboxen in den Optionen.

Im GAV sind diverse Regelungen gemäss Mitarbeiter-Kategorien unterschieden. Der Vorlagemandant steuert die Unterschiede gemäss der beim Mitarbeiter hinterlegten Abteilung.

• Administration
• Unterhaltsreinigung (GAV)
• Spezialreinigung (GAV)
• Spitalreinigung (GAV)
• Fahrzeugreinigung (GAV)
• Lehrling (GAV)
• Hauswartung
• Garten

Vor der ersten Lohnverarbeitung mit Proffix Lohn müssen diverse Grunddaten erfasst werden.

Benutzer:

• Login-Daten einrichten

Modul Einstellungen:

• Firmendaten im Register Stammdaten erfassen.
• Verbindung zur Topal-Finanzbuchhhaltung herstellen.
• Wir empfehlen, zumindest ab dem zweiten Lohnmonat, die Fibu-Buchung als Sammelbuchung zu übergeben.
• Firmen / Versicherungen erfassen (für ELM oder Versicherungs-Auswertungen).
• Überarbeiten der Mitarbeiter-Vorgaben.

Mitarbeiter:

• Mitarbeiter anhand Vorgaben erfassen

Menü Extras:

• Lohnprozente hinterlegen.
• Kantone für Quellensteuer erstellen (mit Provision).
• Kantone für Kinderzulagen und deren Beträge erfassen.
• Quellensteuer-Tarife herunterladen.
• Allenfalls Kontierung der Lohnarten überarbeiten.

Lohnbewegungen erfassen

• BVG-Fixbeträge
• Fixe Spesen und Entschädigungen
• Monatslohn (sofern nicht aus Aduna Office übertragen)