Mahnwesen
Das Mahnwesen in Aduna Office ist ein separates Modul zu den Rechnungen. Das Mahnwesen kann unter dem Register "Rechnungen" und "weitere Funktionen" geöffnet werden.
Die Mahnung ist auch als Erinnerungsschreiben oder als Zahlungserinnerung zu verstehen. Ein säumiger Zahler kann damit schriftlich auf seine ausstehende Zahlung aufmerksam gemacht werden. In der Mahnung wird der Kunde daran erinnert, seine Schuld zu begleichen.
Die Basis jeder Mahnung bildet eine Rechnung, Die Zahlungsfrist wird beim Schreiben einer Rechnung immer angegeben. Wird das Zahlungsziel vom Schuldner nicht eingehalten, kann der Gläubiger den Kunden mahnen. Aus Gründen der Effektivität und der Kundenfreundlichkeit mahnen viele Unternehmen nicht gleich nach dem ersten Tag der abgelaufenen Zahlungsfrist.
Die meisten Unternehmen mahnen drei Mal bevor sie eine Betreibung einleiten. Die Abstände zwischen den Mahnungen können frei definiert werden. Da der Schuldner Kunde ist, sollte man sich gut überlegen, was man in einer Mahnung schreiben will. Zentral ist immer, dass man klar und doch immer freundlich bleibt. Schliesslich will man mit den Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen.
Fenster
Nur mit einem effektiven Mahnwesen und einem funktionierenden Forderungsmanagement lassen sich Forderungen eintreiben und Kunden dazu bewegen, ausstehende Forderungen zu begleichen. Im anderen Fall kann der Ausfall von Forderung hohe Verluste bedeuten.
Grundvoraussetzung für ein erfolgversprechendes Mahnverfahren ist die eindeutige Festlegung von Zahlungszeitpunkten innerhalb von Verträgen und die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden.
| DokumentNr | Rechnungsnummer. |
| Info | Objekt oder Auftrag. |
| Status | Mahnstufe vom letzten Mahnlauf. Der Status sollte nicht 'Druckbereit' sein (Rechnung wurde noch nicht verschickt). |
| Vorschlag | Vorschlag der Mahnstufe. |
| Kunde | Kundenangaben. |
| TotalinklMwst | Total der Rechnung inklusive Mwst. |
| Offen | Offener Restbetrag der Rechnung. |
| R-Datum | Rechnungsdatum. |
| Zahlungsbedingung | Zahlungskonditionen. |
Mahnstufen
Die Mahnstufen werden in der Zahlungsbedingung definiert.
Mahnungen erstellen
Alle offenen Rechnungen werden nach Fälligkeit tabellarisch aufgelistet. Die Spalte Status gibt Auskunft über den momentanen Stand der Forderung.
- In den Rechnungen 'weitere Funktionen' das Mahnwesen öffnen.
- Stichdatum für den Mahnlauf eingeben.
- Kontrollieren Sie den Mahnvorschlag.
- Ändern Sie, wenn nötig, die Mahnstufen.
- Speichern Sie nach der Kontrolle den Mahnlauf.
- Mit 'Lupe Mahnungen' die Mahnbriefe anzeigen und ausdrucken.
Mahngebühr verrechnen
- Artikelgruppe 'Mahngebühr' in den Stammdaten eröffnen.
- Artikel für Mahngebühr erfassen.
- Lieferung für Mahngebühr erfassen und verrechnen.
- Rechnung Mahngebühr auf gleiche Mahnstufe stellen wie die gemahnte Rechnung des Kunden.