Buchhaltung

Wenn der Kunde eine Rechnungen per Dauerauftrag bezahlt möchte, kannst du diese Zahlungsbedingung in den betroffenen Objekten hinterlegen. Bei diesen Objekten wird dann eine Rechnung für die Pauschale ohne Zahlteil erstellt. (ab der zweiten Rechnung) Noch nicht verrechnete Lieferungen und Leistungen werden über ein separates zusätzliches Dokument verrechnet.

Ablauf

Zahlungsbedingungen

Preisanpassung

Egal ob die Pauschale manuell angepasst, eine Taxanpassung ausgeführt oder der MwSt-Satz sich ändert, du musst in Zukunft nichts beachten! Sobald der Totalbetrag der Rechnung sich zum Vormonat unterscheidet wird eine neue Basis-Rechnung inkl. QR-Code erstellt. Der Kunde wird auf der Rechnung zusätzlich aufgefordert den Dauerauftrag anzupassen. Im Folgemonat wird dann automatisch wieder eine Rechnung ohne QR-Zahlteil erstellt.

Zahlungen einlesen

Da die Rechnungen mit der gleichen Referenznummer erstellt werden, kann die Zahlung automatisch der ältesten noch offenen Rechnung zugewiesen werden.

Mehr dazu findest du im Hilfethema Zahlungskontrolle.

Spezialfälle

Nicht gleiche Referenznummer 

Wenn du eine Debitorenbuchhaltung im Einsatz hast, in die du nicht mehrere Rechnungen mit der gleichen Referenznummer verbuchen kannst, entfernst du die Option Letzte Referenznummer bei Dauerauftrag übernehmen in den Stammdaten/Zahlungsbedingung.

Damit wird pro Monat eine Rechnung ohne QR-Zahlteil aber mit unterschiedlichen Referenznummern generiert. Damit nach einer Preisanpassung eine neue Rechnung mit QR-Code erstellt wird beachte unsere Anleitung dazu.

Ohne Rechnungsversand

Es wird pro Monat eine Rechnung erstellt, damit die Zahlungskontrolle durchgeführt werden kann. Möchte der Kunde nicht jeden Monat eine Rechnung erhalten (per Post oder E-Mail) kannst du eine Zahlungsbedingung Dauerauftrag - Keine Rechnung verwenden. 

Bei neu erstellten Rechnungen wird der Status gedruckt gesetzt und diese werden nicht an den Kunden versendet.

Bestehende Rechnung zur Basisrechnung machen

Wenn der Kunde bereits einen Dauerauftrag eingerichtet hast kannst du die ursprüngliche Rechnung als Basisrechnung definieren. Dazu öffnest du die entsprechende Rechnung und änderst unter Details die Zahlungsbedingung auf Dauerauftrag - Basisrechnung.

Der Totalbetrag der neu generierten Rechnung muss mit der Basisrechnung übereinstimmen. Ansonsten wird eine neue Basisrechnung generiert.

Tipps

• Filter: Nutze den Filter bei den Objekten und Rechnungen. Damit findest du alle Objekte mit Dauerauftrag. Bei den Rechnungen kannst du auch nach den Basisrechnungen suchen.

Umstieg

Wenn du aktuell mit dem Dauerauftrag arbeitest und zur Option mit gleicher Referenznummer wechseln möchtest, mach es so:

Eine Firma kann pauschal besteuert werden. Für die Rechnungsstellung ändert sich daher nichts. Die Rechnungen werden mit den üblichen Steuersätzen in Rechnung gestellt.

In der Buchhaltung werden die Rechnungen dann aber immer mit dem pauschal definierten Satz verrechnet.

Gesetzestext

Folgende Buchhaltungen unterstützen diese Funktion:

• Topal
• Sage50

Saldobesteuerung einrichten in Topal

• Lesen Sie das Thema Saldosteuer in der Topal Finanzen Hilfe.
• Aktivieren Sie in den Topal Mandanteinstellungen die Saldosteuer.
• Bearbeiten Sie die Mehrwertsteuern gemäss Anleitung von Topal: UStn, UStr auf ihren Pauschalsatz.
• Bearbeiten Sie in den Mehrwertsteuersätzen die Abrechnungsziffern (g_301), dass nur die pauschalen Mehrwertsteuersätze berücksichtig werden.

Aduna Office bucht bei aktivierter Saldosteuer alle Debitorenbuchungen mit der auf dem Erfolgskonto hinterlegten Mehrwertsteuer.

Falls Sie mehrere Pauschalsteuern haben, gehen Sie wie folgt vor:

• Erfassen Sie in den Stammdaten unter Mehrwertsteuer die zusätzlichen Pauschalsätze. Diese Pauschalsätze müssen alle mit dem Code Pauschal beginnen.
• Hinterlegen Sie im Kontenplan in den einzelnen Erfolgskonten die entsprechenden Pauschalsätze.

Saldobesteuerung einrichten in Sage 50

• Gehen Sie in Aduna Office in die Einstellungen > Buchhaltung.
• Wählen Sie unter Verbindungen die entsprechende Buchhaltung. Klicken Sie auf Bearbeiten.
• Wählen Sie im Register Optionen die Option Pauschalbesteuerung.

Die Zahlungen werden für die interne, wie auch für die externe Kontrolle der Buchhaltung verwendet. Somit behalten Sie den Überblick Ihrer Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren), auch ohne Buchhaltungsprogramm.

Falls Sie kein eigenes Programm für die Debitorenbuchhaltung nutzen, können die notwendigsten Funktionen auch in Aduna Office selber ausgeführt werden. Dazu gehört auch das Ausgleichen der Rechnung mittels Zahlungen.

Die Zahlungen können manuell erfasst oder auch automatisch mittels camt.054 Datei eingelesen werden.

OP-Listen und das Mahnwesen unterstützen Sie im weiteren Vorgang um Ihre offenen Forderungen im Überblick zu halten.

Hier gehts zum Video Zahlungskontrolle

Zahlung einlesen

Die camt.054 Datei, welche Ihnen von der Bank zur Verfügung gestellt wird, kann hier eingelesen werden. Den entsprechenden Pfad wo die Datei abgelegt ist und das Fibukonto auswählen. Nach Auswahl der Datei, werden die Zahlungen aufgelistet und mit Speichern werden diese verbucht.

Zahlungslauf erstellen (Debitoren)

Unter Rechnungen kann im Lesebereich mit 'Weitere Funktionen' ein neuer Zahlungslauf erstellt werden. Dabei werden alle Zahlungen bis zum eingegebenen Stichdatum in einen Lauf zusammengefasst. Diese Zahlungen können danach nicht mehr bearbeitet werden.

Der Ausdruck eines solchen Zahlungslaufes kann z.B. dazu verwendet werden, damit der Treuhänder die Zahlungen in die Buchhaltung eintragen kann. Bei der vereinnahmten Mwst-Abrechnung (es wird in der Periode die Mwst abgerechnet, in welcher das Entgelt vereinnahmt wird) können anhand dieser Auswertung die effektiven Zahlungseingänge und somit auch die abzurechnende Mwst verbucht werden.

Alle Zahlungen per Stichdatum werden für den Zahlungslauf berücksichtigt.

Zahlung

In der Ansicht "Zahlungen" kann eine neue Zahlung erfasst werden. Die gleiche Maske wird auch geöffnet, wenn Zahlungen mittels camt.054 Datei automatisch eingelesen und diese nachbearbeitet werden.

Zahlungsbedingungen werden für die Buchhaltung und das interne Mahnwesen verwendet.

Die Felder bei Zahlung und Mahnstufe werden nur benötigt, wenn das interne Mahnwesen verwendet wird. Bei einer Schnittstelle in eine externe Buchhaltung wird meist das Mahnwesen in der Debitorenbuchhaltung ausgeführt.

Beim Mahnwesen mit Aduna Office werden die Anzahl Tage bis zur entsprechenden Mahnstufe definiert. Beispielsweise wird bei einer Netto-Zahlungsfrist von 30 Tagen und einer 1. Mahnstufe von 10 Tagen im Mahnwesen also nach total 40 Tagen die erste Mahnung fällig.

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Die Mehrwertsteuersätze werden in den Stammdaten hinterlegt und definiert. Massgebend ist das Datum der eingetragenen Sätze. Nach dem Erfassen der Mehrwertsteuersätze ist es wichtig, dass in der Buchhaltungsschnittstelle, wenn nötig, eine Umleitung eingetragen wird. Bei falschen Umleitungen wird die Mehrwertsteuer im Buchhaltungsprogramm auf das falsche Konto gebucht.

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Das Mahnwesen in Aduna Office ist ein separates Modul zu den Rechnungen. Das Mahnwesen kann unter dem Register "Rechnungen" und "weitere Funktionen" geöffnet werden.

Die Mahnung ist auch als Erinnerungsschreiben oder als Zahlungserinnerung zu verstehen. Ein säumiger Zahler kann damit schriftlich auf seine ausstehende Zahlung aufmerksam gemacht werden. In der Mahnung wird der Kunde daran erinnert, seine Schuld zu begleichen.

Die Basis jeder Mahnung bildet eine Rechnung, Die Zahlungsfrist wird beim Schreiben einer Rechnung immer angegeben. Wird das Zahlungsziel vom Schuldner nicht eingehalten, kann der Gläubiger den Kunden mahnen. Aus Gründen der Effektivität und der Kundenfreundlichkeit mahnen viele Unternehmen nicht gleich nach dem ersten Tag der abgelaufenen Zahlungsfrist.

Die meisten Unternehmen mahnen drei Mal bevor sie eine Betreibung einleiten. Die Abstände zwischen den Mahnungen können frei definiert werden. Da der Schuldner Kunde ist, sollte man sich gut überlegen, was man in einer Mahnung schreiben will. Zentral ist immer, dass man klar und doch immer freundlich bleibt. Schliesslich will man mit den Kunden eine langfristige Geschäftsbeziehung aufbauen.

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Nur mit einem effektiven Mahnwesen und einem funktionierenden Forderungsmanagement lassen sich Forderungen eintreiben und Kunden dazu bewegen, ausstehende Forderungen zu begleichen. Im anderen Fall kann der Ausfall von Forderung hohe Verluste bedeuten.

Grundvoraussetzung für ein erfolgversprechendes Mahnverfahren ist die eindeutige Festlegung von Zahlungszeitpunkten innerhalb von Verträgen und die rechtzeitige Mahnung bei Zahlungsverzug von säumigen Kunden.

Die Mahnstufen werden in der Zahlungsbedingung definiert.

Mahnungen erstellen

Alle offenen Rechnungen werden nach Fälligkeit tabellarisch aufgelistet. Die Spalte Status gibt Auskunft über den momentanen Stand der Forderung.

1. In den Rechnungen 'weitere Funktionen' das Mahnwesen öffnen.
2. Stichdatum für den Mahnlauf eingeben.
3. Kontrollieren Sie den Mahnvorschlag.
4. Ändern Sie, wenn nötig, die Mahnstufen.
5. Speichern Sie nach der Kontrolle den Mahnlauf.
6. Mit 'Lupe Mahnungen' die Mahnbriefe anzeigen und ausdrucken.

1. Artikelgruppe 'Mahngebühr' in den Stammdaten eröffnen.
2. Artikel für Mahngebühr erfassen.
3. Lieferung für Mahngebühr erfassen und verrechnen.
4. Rechnung Mahngebühr auf gleiche Mahnstufe stellen wie die gemahnte Rechnung des Kunden.

Mit dieser Funktion können sie einen Zeitraum in Ihrer Buchhaltung vor Änderungen schützen.

1. Navigieren Sie zur Rechnungsübersicht.
2. Klicken Sie oben in der Symbolleiste auf 'Weitere Funktionen'.
3. Wählen Sie die gewünschte Verbindung und Zeitraum aus.
4. Speichern Sie die vorgenommenen Einstellungen.

Taxanpassung zurücksetzen

1. Extras - Taxanpassung
2. Datum der Preiserhöhung eingeben.
3. Alles zurücksetzen

Einzelne Preiserhöhung entfernen

1. Den Objektvertrag öffnen.
2. Neue Pauschale ab 01.01.2020 löschen.
3. Bestehende Pauschale bis Datum (31.12.2019) entfernen, damit diese wieder aktiv wird.

Mit dem QR-Code ist die Rechnungsverarbeitung vereinfacht: Im QR-Code sind alle relevanten Zahlungsdaten enthalten. Dank dem Scannen dieses Codes werden die Felder zur Zahlung automatisch abgefüllt. Das Mühsame abtippen des Empfängers, der Konto-, Referenznummer und dem Betrag fallen weg. Der manuelle Aufwand ist somit geringer und spart Zeit.

Inbetriebnahme

• QR-IBAN-Nr. bei der Bank anfordern.
• Erfassen Sie die benötigten Bankdaten in den Stammdaten unter Bank.

QR-Rechnung testen

Wir empfehlen vor dem ersten Versand der QR-Rechnung an Ihre Kunden eine Testrechnung durch Ihr Finanzinstitut prüfen zu lassen. Alternativ steht auch online eine Validierung der Post oder six zur Verfügung.

Anwenden von beiden Zahlungsarten (ESR- und QR-Code)

Es können beide Varianten zeitgleich angewendet werden. In den Stammdaten muss je ein Bankeintrag für die ESR- und QR-Code-Daten erfasst werden. In den Optionen legen Sie unter Datenbank fest, welcher Bankeintrag als Standard gilt. Wir empfehlen Ihnen, den Bankeintrag so einzustellen, dass dieser für die Mehrheit Ihrer Kunden angewendet wird. Bei den Ausnahmen wird die abweichende Zahlungsart/Bank im Objekt unter den Details hinterlegt.

Sind alle Angaben und Einstellungen vorgenommen, wird beim Erstellen der Rechnungen die definierte Bankeinstellung berücksichtigt und entsprechend ausgestellt.

Beim Ausdruck der QR-Code-Rechnung auf Papier muss eine Perforation und ein weisser Hintergrund vorhanden sein.

Der Zahlteil der Rechnung wird automatisiert abgefüllt. Erfassen Sie Ihre Bankangaben.

Weitere Beschreibungen zur QR-Rechnung finden Sie hier.

Eine saubere Buchführung ist Grundvoraussetzung für jede erfolgreiche Geschäftstätigkeit. Nur wer Zahlungsein- und -ausgänge lückenlos verbucht, hat eine Kontrolle darüber, wie es um sein Unternehmen wirklich steht.

Innerhalb der Buchhaltung wird zwischen Kreditoren- und der Debitorenbuchhaltung unterschieden. Dabei umfasst die Kreditorenbuchhaltung alle Vorgänge eingehender Rechnungen, wohingegen die ausgehenden Rechnungen in der Debitorenbuchhaltung bearbeitet und geprüft werden.

Führt der Treuhänder Ihre Buchhaltung, aber Sie wollen die Zahlungseingänge überwachen? Selbst das können Sie mit Aduna Office erledigen. Bei den Zahlungen können die Zahlungseingänge (camt.054 Datei) eingelesen werden. Auch ein Mahnwesen zur Erinnerung der offenen Schuld Ihrer Kunden steht Ihnen zur Verfügung.

In den Rechnungen sind alle erstellten Rechnungen vorhanden. Dokumente werden nicht manuell erstellt, sondern werden automatisch aus den Objekten (Objektverrechnung) oder aus den Aufträgen übernommen. Lesen Sie dazu die Kapitel Unterhaltspauschale fakturieren und Auftrag verrechnen.

Aduna Office bietet verschiedene Buchhaltungsschnittstellen an, welche die Rechnung in die Debitorenbuchhaltung verbucht. Dort werden die Zahlungen erfasst und die Mahnungen durchgeführt.