Aduna Cloud
In der Aduna Cloud wird kommuniziert. Sowohl Nachrichten wie auch Inhalte von Anwendungen werden direkt zwischen zwei Benutzern oder auch in Gruppen geteilt.
Lizenzierung
Neue Lizenzen kaufen
Neue Lizenzen können in der Aduna Cloud (Web) einfach gelöst werden.
- Navigiere zu https://aduna.app/licenses
- Klicke auf Kaufen
- Wähle das entsprechende Produkt und die Anzahl Lizenzen.
Auf der Listenübersicht siehst du nun die entsprechende Lizenz und dass diese für die gekauften Anzahl Benutzer verfügbar ist.
Diese Lizenzen kannst du nun in Aduna Office verwenden, um neue Arbeitsbereiche für deine Mitarbeiter zu erstellen.
Lizenzen künden
Wenn du eine Lizenz öffnest, kannst du auf Künden klicken und die Lizenz wird automatisch per sofort gekündigt. Achtung: Alle Arbeitsbereiche werden nicht mehr funktionieren, die auf diese Lizenz verweisen.
Lizenzen verkleinern
Lizenzen können in der Menge nicht verändert werden. Damit du das machen kannst, musst du
- die Lizenz künden
- eine neue Lizenz mit der gewünschten Anzahl kaufen
- allen Arbeitsbereichen die neue Lizenz zuweisen
Module
Aduna Office
Aus Aduna Office können verschiedene Daten für die Aduna Cloud freigegeben werden.
Elemente, Datengruppen
| Element | Datengruppe | Inhalte |
|---|---|---|
| Adresse | Allgemein | Name, Vorname, Arbeitgeber |
| Interne Infos - Mitarbeiter | Mobiltelefon, E-Mail, Telefon Privat | |
| Kontakt | Telefon Geschäft | |
| Interne Informationen (Merkmale) | Zugewiesene Merkmale | |
| Arbeitsrapport | Allgemein | Nummer, Startzeit, betroffener Objektvertrag, Arbeiten |
| Aufwand | Eingeplante Zeit | |
| Artikel | Allgemein | Nummer, Bezeichnung, Einheit |
| Aufgabe | Allgemein | Nummer, Betreff, Text |
| Bewegungen | Allgemein | Datum, Menge, Artikel, Objektvertrag, Kunde |
| Marker | Allgemein | Bezeichnung, Auftrag |
| Mitarbeiterabrechnung | Allgemein | Mitarbeiter, Von-Datum, Bis-Datum, Filiale, Abrechnungsdatum |
| Lohn | Lohnbewegung, Gesamtlohn | |
| Zeiterfassung | Datum, Tätigkeit, Anzahl Stunden, Gleitzeit-/Ferien-/Krankheitssaldo | |
| Objekt | Allgemein | Nummer, Adresse, Ort, Dienstleistung |
| Notfalldaten | Notfalldaten | |
| Adressen | Handwerker, Mieter, Sonstige Adressen | |
| Interne Informationen (Merkmale) | Zugewiesene Merkmale | |
| Verträge | Objektverträge | |
| Objektvertrag | Allgemein | Objekt, Kunde, Eigentümer |
| Personaldisposition | Allgemein | Startdatum/-zeit, Kunde, Auftrag |
| Zeit | Eingeplante Zeit | |
| Rechnung | Rechnung - Allgemein | Nummer, Rechnungsdatum, Total, Infotext, Kunde, Objekt, Auftrag, Positionen |
| Stempelung | Allgemein | Startzeit, Endzeit, Dauer, Eintrag für |
| Tagesjournal | Allgemein | Nummer, Anrufer, Betreff, Text, Objekt |
| Interne Informationen | Zuständig, Notizen | |
| Ticket | Allgemein | Nummer, Betreff, Text |
Pikettdaten freigeben
In der Aduna App können die Notfalldaten der Objekte abgerufen werden. Dafür müssen die folgenden Schritte durchgeführt werden:
- In Aduna Office die Notfalldaten und Handwerkeradressen (Notfalldaten) auf den Objekten hinterlegen.
- Eine Rolle "Pikett" für die Freigabe der Objektdaten definieren. (Rollen
- Den Mitarbeiter mit dem Cloud-Konto verknüpfen und die Rolle "Pikett" zuweisen. (Mitarbeiter verknüpfen)
Zeiterfassung
Mit der mobilen Zeiterfassung fällt ein grosser administrativer Aufwand weg. Innert Sekunden sind die erfassten Zeiten Ihrer Mitarbeiter mittels Start/Stopp-Funktion von der Hauswartung, Unterhaltsreinigung oder Spezialreinigung aus der Aduna App im Aduna Office.
Die Leistungsabrechnung steht per sofort im Aduna Office bereit.
Dank dem Setzen eines Markers definieren Sie die Art und Weise der Stempelung auf einen Barcode, einen QR-Code, per GPS-Ortung oder aus einer Disposition.
Web
In der Weboberfläche der Aduna Cloud verwalten Sie die Arbeitsbereiche und Zugriff der Aduna Cloud Daten.
App
Die Aduna App ist der mobile Client der Aduna Cloud. Sie ist für iOS und Android verfügbar.
Viele der folgenden Funktionen sind mit Aduna Office verknüpft.
Zeiterfassung
- Ortungsbedingte Zeiterfassung
- Zeiterfassung per QR-Code
- Zeiterfassung auf fixe Aufträge
- Zeiterfassung von Rapporte und Dispositionen aus Aduna Office
Kalender
Die Ansicht Kalender zeigt über alle ELemente hinweg die geplanten Termine:
- Rapporte
- Tagesjournale
- Personaldisposition
Adresse
- Die in Aduna Office erfassten Adressen werden angezeigt.
- Anzeige von Kontaktdaten und internen Informationen (z.B. Merkmale)
- Direkter Start von Anruf möglich.
- Direkter Versand von E-Mail möglich.
- Anzeige der Route bis zur gewählten Adresse.
Arbeitsrapport
-
Arbeitsrapporte aus der Tourenplanung in Aduna Office werden nach Datum angezeigt.
-
Einzelne Arbeiten können quittiert werden (erledigt / nicht erledigt).
-
Notizen können pro Rapport erfasst werden.
-
Erfassung von Anlagejournalen (Energie- und Zählerstände, Münz).
-
Zeiterfassung auf Rapport möglich.
Objekt
- Die in Aduna Office erfassten Objekte werden angezeigt.
- Anzeige von Objektadresse und Kunden.
- Anzeige von Notfalldaten.
- Anzeige von Objektverträgen und Eigentümer.
- Anzeige von verknüpften Adressen (Mieter, Handwerker).
- Anzeige von Merkmalen.
- Anzeige der Route bis zur gewählten Objekt-Adresse.
Personaldisposition
- Anzeige der Personaldisposition aus Aduna Office.
- Anzeige von Kunden- und Auftragsinformationen.
- Direkter Start der Zeiterfassung auf Personaldisposition.
Rechnung
- Anzeige von Rechnungen aus Aduna Office.
Tagesjournale
- Tagesjournale aus Aduna Office werden in der App angezeigt.
- Tagesjournale können mit Bezeichnung, Text und Zuständig (Ich oder Niemand) erfasst werden.
- Tagesjournale werden mit der Aktion Erledigt mit Datum und Lösungstext abgeschlossen.
- Zeiterfassung auf Tagesjournal unabhängig vom Standort möglich.
- Push-Notification beim Eingang von neuen Tagesjournalen.
Elemente
Arbeitsbereiche
Jeder Benutzer kann beliebig viele Arbeitsbereiche erstellen. Ein Arbeitsbereich ist entweder privat oder kann mit anderen Benutzern geteilt werden. In einem Arbeitsbereich können verschiedene Module aktiviert werden wie z.B. Zeiterfassung, Rapportwesen etc.
Die Arbeitsbereiche erlauben es dem Benutzer, die Daten sinnvoll gefiltert anzuschauen.
Der Eigentümer kann den Arbeitsbereich bearbeiten und jederzeit löschen. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, löschen Sie einfach den Arbeitsbereich. Auf dem Gerät werden dann die bereits zur Verfügung gestellten Informationen gelöscht.
Beispiele
Carla Koch ist die Geschäftsleiterin von Clean Partner AG. Sie hat folgenden Arbeitsbereiche
| Arbeitsbereiche | Beschreibung |
|---|---|
| Carla Koch | Privater Arbeitsbereich |
| Clean Partner - Carla Koch | Das ist der direkte geschäftliche Arbeitsbereich mit der Clean Partner AG. Hier drin sind alle Aufgaben und Informationen, die nur für sie bestimmt sind. |
| Clean Partner - Geschäftsleitung | Im Geschäftsleitungsarbeitsbereich sind neben Carla Koch auch noch andere Benutzer |
| Familie Koch | In diesem Arbeitsbereich kommuniziert sie mit ihrer Familie. |
| Reitverein | Im privaten reitet Carla Koch und tauscht sich in diesem Arbeitsbereich mit den anderen Reitvereinmitgliedern aus. |
Clean Partner AG ist ein Reinigungsunternehmen. Es hat folgende Arbeitsbereiche
| Arbeitsbereiche | Beschreibung |
|---|---|
| Clean Partner | Privater Arbeitsbereiche |
| Clean Partner - Carla Koch | Das ist der direkte geschäftliche Arbeitsbereich mit Carla Koch. Hier drin sind alle Aufgaben und Informationen, die nur für Carla Koch bestimmt sind. |
| Clean Partner - Berger Vewaltungen | Berger Verwaltungen ist ein Kunde. In diesem Arbeitsbereich werden alle Informationen für den Kunden bereitgestellt. |
| Happy Verwaltungen - Clean Partner | In Unterschied zum obigen Arbeitsbereich wurde dieser Arbeitsbereich von der Happy Verwaltungen erstellt. Sie ist Eigentümerin und hat darin alle Verwalter erfasst. Clean Partner sendet alle Informationen zu den Objekten und Rechnungen in diesen Arbeitsbereich. |
| Alte Landstrasse 53 | Das ist ein Objekt, das von der Clean Partner betreut wird. In diesem Arbeitsbereich sind sowohl Kunde wie auch Mieter und Handwerker erfasst. Alle haben Zugriff auf relevante Informationen zu diesem Objekt. Die Infotafel (TV) im Eingangsbereich zeigt alle wichtigen Informationen für die Mieter an. |
Anwendungen
Gruppenchat
Ein Gruppenchat ist ein Arbeitsbereich mit verschiedenen Benutzern. Jeder sieht die Nachrichten der anderen Benutzer.
Mitarbeiter
Ein Unternehmen, das Aduna Office einsetzt, kann für die Mitarbeiter Daten bereitstellen. Für jeden Mitarbeiter wird ein Arbeitsbereich erstellt. In Aduna Office wird definiert, welche Elemente diesem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Diese werden dann in den gemeinsamen Arbeitsbereich bereitgestellt.
Teams
Gleich wie für Mitarbeiter werden Elemente für Teams bereitgestellt. Der Unterschied besteht darin, dass in einem Arbeitsbereich für ein Team mehrere Benutzer (Teammitglieder) eingetragen sind.
Kunden
Ihren Kunden können Sie über einen Kundenarbeitsbereich Rechnungen, Tagesjournale etc. bereitstellen. Diese können rund um die Uhr angesehen werden.
Objekte
Erstellen Sie pro Objekt/Liegenschaft einen Arbeitsbereich. Teilen Sie Tagesjournale und andere Daten mit den Mietern.
Projekte
Wenn Sie ein grösseres Projekt haben, erstellen Sie einen Arbeitsbereich und laden alle internen und externen Benutzer dazu ein. Alle Daten in diesem Arbeitsbereich sind nun für alle Benutzer ersichtlich. Inklusive dem Chat.
Konto
Um mit der Aduna Cloud arbeiten zu können, benötigt man ein Konto. Das Konto ist kostenlos. Die Registrierung erfolgt auf der Internetseite aduna.app.
Persönliches Konto
Bei persönlichen Konten benutzen Sie ihr eigenes privates E-Mail für die Eröffnung. Diese E-Mail Adresse wird nicht öffentlich verwendet. Wenn Sie den Arbeitgeber wechseln, behalten Sie dadurch immer noch den Zugriff auf ihre Daten.
Unternehmenskonto
Bei einem Firmenkonto benutzen Sie eine E-Mail Adresse, die sicher ist. Falls eine E-Mail Adresse verwendet wird, auf die jeder im Unternehmen Zugriff hat (z.B. info@...), kann man das Kennwort zurücksetzen und sich so Zugriff zu Ihren Daten holen.
FAQ
Kann ich für meine Mitarbeiter Kontos eröffnen?
Nein. Das geht nicht. Ein Konto ist und bleibt persönlich. Deshalb muss jeder Mitarbeiter in der App oder auf der Webseite sein eigenes Konto erfassen. Der Mitarbeiter teilt dem Unternehmen seinen Benutzernamen mit, erst dann können über die Aduna Office Daten freigegeben werden.
Erste Schritte
Konto eröffnen
Eröffnen Sie ein Firmenkonto unter https://aduna.app.
Aduna Office konfigurieren
Die Aduna Cloud Schnittstelle wird in den Optionen von Aduna Office unter Freigabe konfiguriert. Wir empfehlen folgende Rollen:
| Typ | Filter | Inhalte (Datengruppen) |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | ||
| Tagesjournale | Eigene (Zuständig) | Allgemein, Intern |
| Aufgaben | Eigene (Zuständig) | Allgemein, Intern |
| Arbeitsrapporte | Eigene (Zuständig) | Allgemein, Intern |
| Personaldisposition | Eigene (Zuständig) | Allgemein, Intern |
| Marker | Allgemein | |
| Pikett | ||
| Objekte | Aktive | Allgemein, Notfalldaten |
| Adressen | Objektadressen | Allgemein, Kontakt, Intern |
| Kunde | ||
| Objekte | Kunde | Allgemein |
| Rechnungen | Kunde | Allgemein |
| Tagesjournale | Kunde | Allgemein |
Mitarbeiter einladen
Ihre Mitarbeiter müssen ein privates Konto in Aduna Cloud eröffnen und dem Unternehmen den Benutzernamen mitteilen.
Mitarbeiter verknüpfen
In Aduna Office müssen die Mitarbeiter mit der Cloud verknüpft werden.
- Öffnen Sie einen Mitarbeiter.
- Klicken Sie auf Datei.
- Wählen Sie das Register Freigabe.
- Klicken Sie auf Konto - Verknüpfen und wählen Sie das mitgeteilte Konto mit dem Benutzernamen. Nun ist die Person mit Aduna Office verknüpft.
- Ein Mitarbeiter kann nun verschiedene Rollen in Ihrem Unternehmen übernehmen. Klicken Sie dazu auf Hinzufügen und folgen Sie dem Assistenten. Normalerweise sollte eine Freigabe reichen z.B. Mitarbeiter.
Einladung
Der Mitarbeiter erhält nun in seiner App eine Benachrichtigung, dass Sie einen Arbeitsbereich mit ihm teilen möchten. Er kann diese Einladung annehmen oder ablehnen.
Synchronisieren
Nach dem die Rollen erfasst sind, kann man im Hauptfenster im Menüband Extras den Befehl Synchronisieren wählen, um die Synchronisation zu starten. Alternativ kann mit Strg-F5 synchronisiert werden.
Einleitung
In der Aduna Cloud wird kommuniziert. Sowohl Nachrichten wie auch Inhalte von Anwendungen werden direkt zwischen zwei Benutzern oder auch in Gruppen geteilt.
Die Aduna App zeigt alle Daten, welche in der Aduna Cloud vorhanden sind.
Zusammenarbeit
Verschiedene Aduna Office Unternehmen geben Daten frei. In Aduna Office kann frei definiert werden, welche Elemente mit welchem Inhalt freigebgen werden (siehe Freigabe).
- Unternehmen 1 (gelb) gibt Daten für eigene Mitarbeiter und Kunden frei.
- Unternehmen 2 (blau) gibt Daten für eigene Mitarbeiter und Kunden frei.
- Mitarbeiter 2 arbeitet tagsüber bei Unternehmen 1 und am Samstagmorgen als Aushilfe bei Unternehmen 2. Er erhält Informationen von beiden Unternehmen.
- Kunde 2 ist Kunde bei Unternehmen 1 und 2 und erhält wie auch Mitarbeiter 2 Informationen von beiden Unternehmen.
Arbeitsbereiche
Für die Übersichtlichkeit arbeitet Aduna Cloud mit Arbeitsbereichen. Jeder Benutzer hat einen eigenen privaten Arbeitsbereich, in dem er seine Elemente speichert. Er hat die Möglichkeit
Freigabe
Elemente, Inhalte
In der Aduna Cloud werden Elemente gespeichert. Ein Element kann ein Kontakt, Nachricht, Kalendereintrag, Objekt, Rapport usw. sein. Jedes Element besitzt verschiedene Dateninhalte. Dateninhalte gruppieren Informationen und ermöglichen
Freigaberegeln
Vorteile
- Freigabe / Sicherheit
Sie arbeiten mit Aduna Office weiterhin in Ihrem geschützten Netzwerk und geben nur die Daten frei, die Sie wirklich teilen möchten. - Offline verfügbar
In der App sind alle Daten offline verfügbar und können so auch im Keller eines Gebäudes oder bei schlechtem Empfang genutzt werden. - Anpassbarkeit
Wir programmierten unsere App so, dass wir ohne Aktualisierung der Clients neue Daten aus Aduna Office sofort bereitstellen können. Zeitnah und schnell. - Verschiedene Sichten
Mitarbeiter und Kunden sehen die gleichen Daten unterschiedlich detailliert. z.B. private Adressen sind für Kunden nicht sichtbar. - Selbstprogrammiert
Wir benutzen wenige Komponenten und Frameworks. Aduna Office, Cloud Server, App und Weboberfläche sind alles Eigenentwicklungen. Dadurch wissen wir, was wo passiert und können schnell und proaktiv reagieren. - Datenschutz
Wir sind ein Schweizer Unternehmen und halten uns an die schweizerischen Datenschutzbestimmungen. - Schweizer Hosting
Unsere Server stehen bei der Firma firstframe.net. Der Serverstandort ist in Zürich. Die Serverinfrastruktur ist redundant angelegt und hat dadurch eine hohe Ausfallsicherheit.
Einrichten
Erste Schritte
- Laden Sie die App im Apple AppStore oder Google Playstore herunter.
- Starte Sie die App.
- Falls Sie noch kein Konto haben, können Sie in der App auf Registrieren klicken.
- Geben Sie Ihren Benutzernamen und Kennwort ein.